Column – De beste stuurlui horen aan boord te zijn

Overheden kunnen niet zonder businesspartners, betoogt drs. Jan de Kroon, organisatieadviseur en managing partner van Improfin Groep.

Overheden en aanverwante instellingen zien zich al langer geconfronteerd met onzekerheid in hun omgeving. Je kunt vrijwel geen beleidsterrein noemen waar geen sprake is van uitdagingen.

Voor het realiseren van beleidsdoelen wordt er een stevig beroep gedaan op middelen. Niet alleen financiële middelen, maar ook medewerkers met de juiste competenties op het juiste moment. Die middelen zijn echter niet alleen schaars, ze worden steeds schaarser. Kenmerkend is ook dat je ze maar één keer kunt uitgeven of inzetten. Dat betekent een keuze maken. Niet maar één keer, maar eigenlijk continu en dus dynamisch.

“Voor zowel de financiële als de HR-functie geldt, in navolging van vakgenoten in het bedrijfsleven, dat zij ‘in business’ moeten zijn.”
– Drs. Jan de Kroon, organisatieadviseur en managing partner van Improfin Groep

Rechtmatigheid alleen is niet genoeg

Ook binnen overheden stellen resultaatverantwoordelijke managers zich impliciet de vraag of ze eigenlijk nog wel de goede dingen doen. En als het antwoord op die vraag positief is, of ze die goede dingen dan ook goed doen. Met andere woorden: eerst de vraag of wat je doet effectief is en daarna pas of het ook efficiënt is. Hebben ze zelf het antwoord op die vragen? In theorie wel, maar in de praktijk niet.

In die praktijk zijn veel managers behept met wat ‘bijziendheid’ en ‘cognitieve dissonantie’. Beide omstandigheden maken dat deze vragen niet echt worden gesteld, en de waan van de dag vaak als schuldige is aan te wijzen als iets, achteraf geconstateerd, te weinig aandacht heeft gekregen. In een omgeving waar vooral rechtmatigheid leidend is, kom je daarmee weg. Door groeiende schaarste van resources neemt echter het belang van doelmatige keuzes snel toe. Zonder geld of de juiste mensen kan er simpelweg veel niet.

Ook managers binnen de overheid kunnen niet zonder een betrokken ‘antagonist’. Een positief-kritische tegenkracht die wel de twee existentiële vragen stelt, maar daar ook scenario’s en dus keuzemogelijkheden aan verbindt. Binnen de overheid is er voor zowel financiën als HR voorzien in functionarissen die ondersteuning leveren. De veelal wat wollige en generieke functieomschrijvingen verraden echter een wat traditionele benadering van de rol in combinatie met een voor die rol wat afstandelijke positionering. Dat is lang voldoende geweest, maar in het huidige tijdgewricht met nadruk op doelmatigheid, wringt dat.

Een nieuwe functietitel is nog geen nieuwe rol

Daar moet dus iets aan gebeuren en gelukkig is dat ook bij een groeiend aantal overheidsinstellingen waar te nemen. Niet zelden is dat echter een zoektocht naar rol, positie en randvoorwaarden. Een zoektocht ook die zich vaak kenmerkt door het, in zekere zin, wat vooruit duwen van betrokken functionarissen. Opeens is het niet meer een financieel beleidsadviseur, maar zijn het financial of business controllers. Is het niet meer een HR-adviseur, maar een HR-businesspartner. Met het verhangen van de functietitels ben je er echter niet. Dat is ‘form over substance’ en levert niets op. Je blijft immers ‘doen wat je deed en dus krijg je wat je altijd kreeg’, stelde Einstein al in 1913. Voor zowel de financiële als de HR-functie geldt, in navolging van vakgenoten in het bedrijfsleven, dat zij ‘in business’ moeten zijn.
 

“Belangrijk is om bij aanvang te onderkennen dat het niet gaat om een transformatie van de rol van finance en HR-functiehouders, maar om een transitie van beide rollen én hun functieomgeving.”

Wat vraagt echt business partnership?

In dat ‘in business’ karakter ligt vooral ook die noodzakelijke doelmatigheid besloten. Wil je met succes de stap naar business partnership zetten, dan begint het met een heldere visie op de toegevoegde waarde die je als finance of HR businesspartner levert. Wat is je bestaansrecht binnen die rol en wie mist je of heeft er een probleem als je er niet bent. Heb je die waardepropositie helder en weet je waar je wanneer wil staan, dan komt het op een set succesfactoren (of faalfactoren) aan. Kun je ze niet invullen, dan is het ‘duwen’ vrijwel zinloos en leidt het tot frustratie. En dat is nogal eens waar te nemen.

Die succesfactoren zijn:

1. Rol en positie
Wat is je rol als businesspartner, met name in verhouding tot andere rollen en taakafbakening? Is die rol goed gepositioneerd en zit je als volwaardig lid in een MT bijvoorbeeld?

2. Stakeholder buy-in
Zien verantwoordelijke managers je toegevoegde waarde en zijn ze intrinsiek gemotiveerd om je aan de voorkant te betrekken. Ben je een geaccepteerde boodschapper en doet je mening ertoe?

3. Weten, kunnen en zijn
Beschik je over voor de rol noodzakelijke kennis en vaardigheden, kun je een ‘T-shape’ profiel ontwikkelen, ben je nieuwsgierig en empathisch. Ben je in staat tot confronteren en challengen? Kun je schijnbare complexiteit terugbrengen tot de essentie? Om vast wat te noemen.

4. Cultuur, houding en gedrag
Voor het succes van je rol ben je sterk afhankelijk van samenwerking met anderen. Ook hier geldt dat een andere functietitel nog niet met zich meebrengt dat iedereen in de houding springt en meewerkt. Het stelt eisen aan je vermogen om te beïnvloeden.

5. Het processenlandschap
In een veranderende context is het verleidelijk de inrichting aan te passen. Daar is niks mis mee, maar het is rol overstijgend. Vanuit het rechtmatigheidsdenken is een begrotingsproces welhaast heilig. Wil je doelmatigheid bevorderen, dan betekent dat dat je moet gaan budgetteren. Dat is geen verantwoordings- maar een sturingsproces met andere resultaten en prestatie-indicatoren onderweg. Dat zet vooral de resultaat- en procesverantwoordelijkheid van het management in een andere stand.

6. De beschikbaarheid van data en systemen
Wil je mee aan de voorkant aan de bal, dan is het essentieel om op informatie te kunnen bouwen en vertrouwen. De essentie van business partnership is kunnen anticiperen en voorsorteren. Op interne maar vooral ook externe data.

Finance en HR als regisseurs van organisatieontwikkeling

Belangrijk is om bij aanvang te onderkennen dat het niet gaat om een transformatie van de rol van finance en HR-functiehouders, maar veel meer om een transitie van beide rollen én hun functieomgeving. Meer doelmatigheid binnen een overheidsorganisatie is in wezen ‘organisatieontwikkeling’. Zowel finance als HR businesspartners kunnen daar een belangrijke rol in spelen. Zij zijn vooral de regisseurs van de transitie. Zijn ze voorzien van het juiste ‘weten, kunnen en zijn’, dan zijn het verander- en verbeteragenten die een voortrekkersrol vervullen; ze nemen de organisatie mee naar een meer doelmatige manier van werken binnen rechtmatigheidskaders.

Een investering in randvoorwaarden die vruchten afwerpt. Een organisatie die met behulp van businesspartners beter kan voorsorteren, wendbaarder en weerbaarder is en daardoor beter bestand tegen uitdagingen en onrust. Want zeg nou zelf: dit soort stuurlui horen niet op de wal, maar prominent op het schip, toch?

Lees ook: Renske Leijten: ‘Eerlijk leiderschap begint bij het erkennen dat fouten maken erbij hoort’

Maak kennis met Jan de Kroon

Drs. Jan de Kroon is organisatieadviseur en managing partner van Improfin Groep, een onderneming die zich specialiseert in het ontwikkelen en verbeteren van financiële functies en financiële professionals door een uitgekiende combinatie van advies, begeleiding, opleiding & training en hands-on ondersteuning.
Op basis van zijn financieel bedrijfskundige achtergrond en ervaring wordt De Kroon gezien als een empathische en ‘down to earth’ professional, vaardig in het tot de essentie terugbrengen en oplossen van complexe situaties. Tot zijn klantenkring en netwerk behoren aansprekende ondernemingen en instellingen. CEO’s, CFO’s en CHRO’s waarderen hem als sparringpartner waar het management control en ontwikkelvraagstukken betreft. Zijn stijl is ‘out of the box’, prikkelend en soms confronterend.
Hij doceert onder meer aan Sijthoff Accountants Academy, voorheen NBA Opleidingen, net als Binnenlands Bestuur onderdeel van Sijthoff. Ontdek zijn expertise en cursussen.

Wilt u business partnership binnen uw organisatie versterken?

Van inzicht naar ontwikkeling
Binnenlands Bestuur Academie vertaalt actuele vraagstukken naar praktijkgerichte incompanytrajecten die professionals, leiders en teams helpen om scherper te sturen, beter samen te werken en doelmatiger te presteren.

Van kennisboost tot maatwerktraject, of bij een ontwikkelvraag rond leiderschap, control, samenwerking of positionering: wij denken graag met u mee. Onze programma’s zijn direct toepasbaar en afgestemd op uw organisatie, planning en locatie. Bij grotere groepen kan het kostenvoordeel bovendien aanzienlijk oplopen.

Wilt u vrijblijvend sparren over de mogelijkheden voor uw team of afdeling? Neem gerust contact op met Martijn Luyke, MBA, Business Development Manager L&D, via +31 6 2492 9029 of mail naar martijnluyke@sijthoffmedia.nl.